Communiceren, we doen het elke dag met alles om ons heen. Het is hét geheim voor een goede relatie en wij bij Frisse Blikken hebben er zelfs één van onze teams naar vernoemd. Het woordenboek omschrijft communicatie als “het overbrengen of uitwisselen van boodschappen”. Maar hoe doe je dat nou eigenlijk goed? Hoe kom je bij die boodschap en hoe krijg je een goed beeld van de ontvanger?
Communicatie bestaat uit een zender die in een bepaalde context, een boodschap, in een bepaalde vorm wil overbrengen naar de ontvanger (de doelgroep). Al deze aspecten hebben invloed op de manier van communiceren. Door de essentie van communicatie te snappen en de verschillende lagen binnen de aspecten, kun je mensen écht in beweging krijgen. Laten we deze aspecten daarom eens stuk voor stuk afpellen.
De zender, een facet dat vaak over het hoofd wordt gezien. De zender kan behoorlijk veel invloed uitoefenen op de communicatie. Bij het nadenken over de zender zijn er een aantal zaken die je in overweging kunt nemen. Zo kun je nagaan vanuit wie de boodschap komt. Is dit een enkel persoon (denk aan de CEO), komt het vanuit de afdeling of valt het onder bedrijfscommunicatie? Hoe er naar deze persoon wordt gekeken, kun je weer gebruiken om je boodschap kracht bij te zetten of om te zorgen dat het opvalt. Daarnaast is het goed om na te denken over de tone of voice van je afzender. Past een formele of informele toon beter, is er bepaalde terminologie die je kunt gebruiken en is bijvoorbeeld humor juist gewenst of uit den boze?
Het is van belang om de context waarin de communicatie zich afspeelt mee te nemen. De visie, missie en kernwaarden van een bedrijf zijn goed om te weten, omdat dat je achtergrondinformatie geeft en zorgt voor consistentie met andere communicatie. Daarnaast is het belangrijk dat de doelstellingen van het betreffende bedrijf helder zijn, zodat je als maker van de communicatie ook goed snapt waar de communicatie onder valt. Daarnaast kun je de bijbehorende woorden en uitspraken gebruiken in de communicatie. Bij de context dient ook rekening gehouden te worden met de buitenwereld en de context waar het bedrijf in beweegt. Hierbij kun je denken aan nieuwsberichten over de het bedrijf of de zender die top of mind zijn bij de doelgroep of het belangrijke diversiteit en inclusie beleid. Staat inclusiviteit hoog in het vaandel? Dan wil je bijvoorbeeld altijd video’s maken met ondertiteling voor mensen met een auditieve beperking!
Daarnaast zijn de interne cultuur nuances ook van belang, deze liggen vaak onder de oppervlakte en zie je niet altijd direct. Echter hebben deze wel veel effect op de manier waarop een boodschap wordt ontvangen! Als laatste is het uiteraard verstandig om te kijken of er al een marketing- en communicatiestrategie is, zodat dit de basis vormt voor je communicatie.
De doelgroep! Dat is de groep waar de communicatie naar toe gaat. Tegen wie ben je nu eigenlijk aan het praten? Welke groepen kun je hierin onderscheiden? Verschillende doelgroepen hebben verschillende behoeftes, achtergronden en gedragingen. Doormiddel van het voeren van gesprekken met de doelgroep, organiseren van focusgroepen en het onderzoeken van de drijfveren en nachtmerries word je een stuk wijzer. Deze informatie is ook weer cruciaal voor het vormen van je boodschap. Ook creëer je door mensen te betrekken, bewust of onbewust ambassadeurs van jouw boodschap. Een handig kanaal voor het verspreiden van informatie.
De boodschap is wat je daadwerkelijk wil vertellen en uiten naar je doelgroep. Hierbij denk je na over wat je met de boodschap teweeg wil brengen en hoe je met die boodschap de doelgroep kunt raken. Daarnaast is het belangrijk om te weten waarom de doelgroep dit zou willen doen en waarom helemaal niet? De gouden vraag is immers altijd ‘What’s in it for me?’ Weet je deze vraag te beantwoorden en goed te onderbouwen, dan kun je de drempel verlagen om mensen echt in beweging te krijgen. Daarnaast is het herhalen van de boodschap en het consistent zijn in je boodschap van groot belang bij het raken van een doelgroep.
Om te zorgen dat de boodschap aankomt bij de doelgroep, kan je het verpakken in een bepaalde vorm. Door een verassende of originele vorm te kiezen, valt je boodschap meer op en is de kans dat je mensen echt raakt, vele malen groter! Hierbij kun je denken aan een originele video, interactieve radioshow of verdiepende podcast, maar ook aan het kiezen van juiste kanalen. Niet alleen intranet en e-mail worden gelezen. Vaak is er ook een team Whatsapp binnen een organisatie en komt er veel informatie via de leidinggevende bij de medewerkers terecht. Daarnaast kun je tijdens de communicatie mensen ook al iets laten beleven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gespreksstarters om ‘een goed gesprek’ te laden. Dat is veel treffender dan een aankondiging in een nieuwsbrief die iedereen individueel leeser i
Ben je benieuwd hoe we onze frisse blik op interne communicatie toepassen in ons werk? Bekijk dan één van de projecten hieronder.
Utrecht
Bedrijfspand de Pionier
Grebbeberglaan 15
3527 VX Utrecht
Eindhoven
Het Klokgebouw
Klokgebouw 210
5617 AC Eindhoven
Achtergrond: phD in Human Resource Management en Organizational Behavior. Master Arbeids- en Organisatiepsychologie
Mijn verborgen talent is… Sportgerelateerde vragen in een pubquiz beantwoorden.
Met dit nummer begint mijn weekend: Tash Sultana – Jungle
Als ik later groot ben dan… Heb ik een bedrijf dat mensen helpt om hun leven leuker te maken.
