Vernieuwen Tentamenservice

Vraag
Help ons om een nieuwe tentamenorganisatie op te zetten en in te richten die het digitaal toetsen op afstand op een robuuste en veilige manier kan organiseren en faciliteren.

Achtergrond
Door Covid-19 werd de UvA gedwongen om in korte tijd alle tentamens digitaal op afstand af te nemen. De tentamen organisatie van de faculteit Economie en Bedrijfskunde was ingericht op fysieke tentamens en faciliteerde enkele digitale tentamens op locatie per jaar. In korte tijd werden er tijdelijke krachten aangetrokken en is er met man en macht gewerkt om de tentamens van het resterende academisch jaar digitaal en op afstand mogelijk te maken. Al snel werd duidelijk dat covid-19 en de bijbehorende maatregelen niet tijdelijk waren, maar dat het hele onderwijs voor het academisch jaar 2020-2021 volledig moest worden herzien. Wij zijn gevraagd om deze nieuwe tentamen organisatie te realiseren.

“We hebben een robuuste en flexibele tentamen organisatie nodig die veilige en fraudebestendige tentamens organiseert en docenten ontzorgt van A-Z” – Bob (UvA)

Aanpak
Na een inventarisatie van de huidige situatie hebben we samen met de opdrachtgever een verander-plan gemaakt. Hierin hebben we de verander-assen bepaald en vormgegeven. Na goedkeuring van het DB hebben we samen met de huidige teamlead invulling gegeven aan de assen organisatie, communicatie, processen, informatievoorziening en beleid. Samen met alle partijen binnen de UvA en de faculteit is er in de zomer hard gewerkt om alles uit te werken en te realiseren en op tijd klaar te hebben voor het nieuwe academisch jaar.

Resultaat
Na vier maanden hard werken zijn er zeven nieuwe mensen aangenomen en is het team gegroeid naar negen leden. Al werkende zijn zij in staat om gezamenlijk meer dan 1000 digitale tentamens per jaar te organiseren. Er is nieuw beleid opgesteld, alle tentamen gerelateerde communicatie richting docenten en studenten vernieuwd en aangevuld, de informatiestromen tussen docenten en de tentamen organisatie geautomatiseerd en werkprocessen geëxpliciteerd en vastgelegd.