Processtandaardisatie voor jeugdhulp bij 1801

De uitdaging

Na een fusie stond de jeugdhulptak van 1801 voor de taak om drie verschillende werkwijzen samen te brengen tot één gedeelde aanpak.

1801 ondersteunt kinderen en scholen met o.a. dyslexiezorg, basis-ggz en leerlingenzorg. De verschillende vestigingen hadden ieder hun eigen werkwijze. Dat leidde tot inefficiëntie en onduidelijkheid. Samen zochten we naar een gedeelde werkwijze die houvast biedt aan professionals, ruimte laat voor maatwerk en de wachttijden en dienstverlening verbetert.

Onze frisse blik

Één organisatie, drie werkwijzen

Binnen 1801 werkten drie locaties jarenlang elk op hun eigen manier aan jeugdhulp. Door de samenvoeging van deze locaties ontstond de noodzaak voor meer overzicht en eenduidigheid in de werkwijze. Medewerkers liepen tegen verschillen in processen, verantwoordelijkheden en communicatie aan. Door tijdelijk onderdeel te zijn van het supportteam van 1801, konden we de organisatie leren kennen zoals die is. Vanuit daar brachten we stap voor stap structuur aan in de processen.

Processtandaardisatie: samen ontwerpen we wat echt werkt

We zochten naar een werkwijze die niet alleen klopt op papier, maar ook werkt op de werkvloer. Daarom stond de kennis en ervaring van medewerkers centraal. We trapten af met interactieve sessies, zoals brownpaper sessies, waarbij we met collega’s uit alle regio’s inzichtelijk maakten hoe er nu gewerkt werd en waarom. Wat werkt goed? Waar zitten knelpunten? Zo ontstond er een helder overzicht van de praktijk en de bouwstenen voor het nieuwe procesontwerp. Deze aanpak bracht niet alleen inhoudelijke scherpte, maar zorgde ook voor eigenaarschap en draagvlak binnen de teams.

Een stevig fundament voor de toekomst

Hoewel het traject nog in volle gang is, zijn inmiddels de eerste inhoudelijke keuzes gemaakt. De belangrijkste stroomprocessen, bijbehorende stappen en besluiten zijn helder uitgewerkt. Dat geeft richting én rust in de uitvoering. Deze processtandaardisatie zorgt nu al voor meer consistentie en efficiëntie in de uitvoering, zowel binnen de organisatie als in de samenwerking met ouders, scholen en gemeentes. Zo kan 1801 uiteindelijk nog meer kinderen helpen met leer- en gedragsproblemen op school.

"Het heeft mij ontzettend geholpen om met een Frisse Blikker door de processen te lopen en de kritische vragen (niet) te kunnen beantwoorden. Juist door de frisse blik worden patronen helder die anders onder water blijven"