Onboarding event – Van Wijnen West

Vraag
“De huidige welkomstmiddag vraagt om een nieuwe insteek. Help ons bij het opstellen van een verrassend, interactief en inspirerend programma waarbij de organisatie, maar zeker ook elkaar leren kennen centraal staat.”

Achtergrond
Van Wijnen West neemt per jaar zo’n 60 nieuwe medewerkers aan. Eerder werden er binnen de regio al welkomstmiddagen georganiseerd, maar vanwege de coronamaatregelen hebben deze bijeenkomsten in 2020, 2021 en een deel van 2022 niet plaatsgevonden. Toen de coronamaatregelen het weer toelieten, greep Van Wijnen West de mogelijkheid aan om de inhoud van het programma in een nieuw jasje te steken, met daarbij het thuisgevoel voorop.

Samen met Van Wijnen West zijn we aan de slag gegaan met het ontwerpen van een fysiek programma dat gemakkelijk te transformeren is naar een digitale variant. Uitgangspunten hierbij waren dat de middag interactief, informatief, verbindend en enthousiasmerend moest zijn. Het programma moest daarnaast laagdrempelig zijn qua organisatie, toegankelijk zijn voor de deelnemers en het thuisgevoel binnen Van Wijnen versterken.

Quote van de opdrachtgever
“Bij Van Wijnen creëren we plekken waar mensen zich thuis voelen, maar we vinden het net zo belangrijk dat nieuwe collega’s zich thuis voelen binnen onze organisatie. Frisse blikken hielp ons bij het opzetten van een welkomstmiddag waarbij kennis maken met elkaar en met de organisatie centraal staat. Een leuke laagdrempelige manier waarop we onze ‘Thuismakers’ welkom heten binnen onze organisatie en nieuwe collega’s met elkaar in verbinding brengen.”

Quote van gebruiker
“De ‘Welkom Thuismakers’ middag is een leuke manier om kennis te maken met de organisatie en tegelijkertijd je nieuwe collega’s te leren kennen, ook collega’s die een heel ander vak uitoefenen. Dit levert leuke interacties op!”

Aanpak
Tijdens het overeenkomen van onze samenwerking hebben we samen met Van Wijnen West een projectteam en eerste conceptprogramma opgesteld. Bij de start van het project zijn alle programmaonderdelen ge-evalueert en zijn we in de cultuur, kernwaarden en de werkzaamheden van Van Wijnen West gedoken. Vanuit hier hebben we het definitieve programma met elkaar vormgegeven en zijn we pragmatisch aan de slag gegaan met het ontwikkelen en opleveren van de verschillende programmaonderdelen.

De eerste welkomstmiddag, met het vernieuwde programma, was een belangrijk onderdeel voor het definitief opleveren van het project. Naar aanleiding van de ontvangen feedback van de deelnemers zijn een aantal programmaonderdelen verder aangepast en geoptimaliseerd. Ook de komende periode zal Van Wijnen West actief feedback blijven ophalen onder de deelnemers om zo samen met de organisatie de introductiemiddag te verbeteren en actueel te houden.

Resultaat
Vanaf oktober is Van Wijnen West de nieuwe welkomstmiddag: ‘Welkom Thuismakers!’ gaan inzetten. Deelnemers worden uitgenodigd aan de hand van een fysieke ansichtkaart die ze thuis op de deurmat ontvangen. Deze ansichtkaart verwijst tevens naar de onboarding-app van Van Wijnen ‘All Aboard Now’ waar collega’s op speelse wijze de organisatie beter kunnen leren kennen. Tijdens de middag doorlopen de deelnemers drie programmaonderdelen; een interactieve talkshow (Van Wijnen West draait door); deze ‘show’ geeft meer inzicht in onder andere de missie en kernwaarden van de organisatie. Door middel van twee spellen (Kennismakers en Bouw je Thuis) leren collega’s elkaar beter kennen en gaan ze direct samen aan de slag!