Vijf stappen om je managers te betrekken bij onboarding
HR verzorgt in veel gevallen het onboardingtraject, maar ze zijn niet als enige verantwoordelijk voor een goede start van nieuwe medewerkers. De rol van teammanagers is in deze fase namelijk cruciaal. Uit onderzoek blijkt dat hun betrokkenheid tijdens de eerste maanden de prestatie, tevredenheid en betrokkenheid van nieuwe collega’s vergroot.
Binnen onboardingtrajecten van onze klanten zien we vaak dat de HR-afdeling moeite heeft om teammanagers bij dit proces te betrekken. Daarom delen we in deze blog tips om je managers te betrekken bij de onboarding van nieuwe teamleden.
Tip 1: Maak onboarding een vaste taak van een leidinggevende functie
Uit onderzoek blijkt dat er maar weinig organisaties zijn die onboarding hebben geïntegreerd in het formele takenpakket van de manager. Daardoor riskeer je dat onboarding onvoldoende aandacht krijgt, afhankelijk van de betreffende manager. Maak onboarding daarom een vast onderdeel van een leidinggevende functie. Daar hoort bij dat je nieuwe managers al tijdig op de hoogte brengt van deze verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld tijdens hun eigen onboarding. In die fase maakt de manager de taken en verantwoordelijkheden zich eigen. Eigenlijk begint de onboarding van de medewerker dus al bij de onboarding van de manager!
Het is niet genoeg om er alleen aandacht aan te besteden in de beginfase. Laat het tijdens van de manager continu terugkomen. Idealiter integreer je het ook in de performance cyclus, bijvoorbeeld door feedback op te halen bij teamleden die net zijn gestart. Daardoor heeft de manager inzicht in wat goed wordt ervaren en waar diegene nog kan bijsturen.
Tip 2: Enthousiasmeer je managers
Managers zijn zich vaak niet bewust van de invloed die ze hebben tijdens de onboarding van een nieuwe medewerker. Door de drukke agenda van teammanagers, kan het daardoor op de achtergrond geraken. Dat gebeurt minder snel door managers bewust en enthousiast te maken over de impact die zij in deze fase kunnen hebben. Er zijn veel verschillende manieren waarop je dit kunt aanpakken, afhankelijk van de behoefte van de doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan competitie-elementen, games of interessante sprekers.
Tip 3: Verhelder de rolverdeling
Er zijn meerdere collega’s betrokken bij de onboarding van een nieuwe medewerker. Het kan best verwarrend zijn voor de manager om te bepalen waar diens verantwoordelijkheid begint en stopt. Maak de onboardingreis inzichtelijk en leg daarbij uit voor welke stappen zij verantwoordelijk zijn, maar ook bij wie ze terecht kunnen als zijzelf óf hun teamleden vragen hebben.
Tip 4: Haal zoveel mogelijk drempels weg
Maak het je teammanagers zo makkelijk mogelijk door een centraal startpunt in te richten waar ze alles kunnen vinden wat ze nodig hebben voor de onboarding van een nieuwe medewerker. Een soort kennisbank of gids, speciaal voor onboarding. Gebruik checklists per stap en deel contactgegevens van HR-medewerkers als ze vragen hebben.
Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een pagina op intranet inrichten, maar er zijn ook genoeg softwaresystemen waarin je je onboardingreis kunt inrichten. Zo’n systeem geeft jou als HR-medewerker en de manager de juiste informatie op het juiste moment.
Tip 5: Maak hun impact zichtbaar
Je managers zijn al even betrokken bij het onboardingproces, maar heeft het nou echt zin? Dat kun je meten! Plan vaste momenten nadat je nieuwe collega is gestart om een vragenlijst te versturen, waarin je de effectiviteit van je onboarding meet. Als je ook een nulmeting doet, maak je de verandering zichtbaar en zie je of de betrokkenheid van managers écht invloed heeft. Houd er rekening mee dat je voor langere periode metingen moet doen om er een conclusie aan te hangen. Verandering heeft tijd nodig!
Er zijn dus meerdere manieren om teammanagers te betrekken bij de onboarding van nieuwe medewerkers. Een frisse blik nodig om hier invulling aan te geven? We kijken graag met je mee!
Neem contact op
Hoi, ik ben Vera! Ben je benieuwd hoe we met jouw vraagstuk aan de slag gaan? Laat een bericht achter. Je hoort snel van ons!
